5 passos para reduzir o tempo de reuniões em sua empresa!

Conversa

A reunião é uma ferramenta de comunicação fundamental em todas as organizações. A empresa que abdica das reuniões precisa estar preparada para lidar com funcionários sem direcionamento e com desempenho abaixo do esperado.

Apesar de todos conhecerem sua importância, muitas empresas optam por não realizar reuniões devido ao tempo gasto e por acreditarem não ser uma ação produtiva. Contudo, usando de técnicas para organizar bem esses encontros, favorecendo o foco, é possível diminuir o período dedicado às reuniões.

Para ajudar a reduzir o tempo de reuniões e melhorar a produtividade, separamos alguns passos essenciais. Essas dicas são úteis para reuniões presenciais e até mesmo para os encontros realizados a distância. Confira!

1- Planeje e comunique

O planejamento deve ser feito conforme a necessidade da reunião em um determinado momento. Essa preparação ajuda o gestor avaliar o foco da reunião e a organizar quais tópicos serão abordados. Durante o planejamento, revise os indicadores da empresa, os números da equipe e também a pauta da última reunião para verificar se ficou algo pendente.

Após definido o foco da reunião, comunique à equipe qual será o assunto e o objetivo a fim de que todos possam ir preparados e com sugestões prontas. Essa ação ajuda a reduzir o tempo de reuniões e potencializa o surgimento de ideias inovadoras.

2- Faça contagem regressiva

Uma vez que é fundamental o planejamento para alcançar os resultados esperados, o tempo de duração da reunião deve ser definido antes do seu início, informado a todos os participantes para que possam se organizar e focar nos pontos mais urgentes.

Por mais que esse método faça com que as pessoas atuem sob pressão, ele é muito eficaz, pois evita atrasos e treina a equipe para realizar um bom trabalho em demais situações que exijam o controle de tempo.

3- Solicite que os equipamentos sejam desligados

Os equipamentos eletrônicos são os grandes vilões da produtividade. Por exemplo, o Brasil é configurado como a população que mais utiliza as redes sociais na América Latina. Além disso, sempre fica aquela tensão envolvendo a chegada de e-mails e outros assuntos vistos por dispositivos mobile. Tendo em vista esse fator, peça para que todos desliguem seus equipamentos antes do início da reunião e deixe alguém que não esteja participando para ficar encarregado dos recados.

4- Utilize a matriz GUT

A matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é uma ferramenta muito utilizada na definição da estratégia da empresa e pode ser aplicada em reuniões com a finalidade de torná-las mais produtivas e rápidas.

O gestor deve utilizar da matriz GUT para realizar o seu planejamento e a pauta da reunião, pois facilita a priorização da resolução de conflitos e permite identificar qual a gravidade de algum problema, qual o seu nível de urgência (para programar o tempo do plano de ação) e qual é a tendência para que a oportunidade seja corrigida.

5- Controle o número de participantes

Avalie quem são os funcionários que precisam estar presentes da reunião. Os que não precisam atuar no processo de decisão envolvendo o assunto em pauta podem ser comunicados dos resultados posteriormente.

Essa redução é justificada pelas barreiras encontradas para conduzir reuniões com alto número de pessoas, pois isso torna os encontros menos produtivos, possibilita atrasos, diminui a absorção do conteúdo, prolonga o tempo de comunicação e dificulta a resolução dos problemas.

O que achou das nossas dicas? Pronto para seguir esses passos e reduzir o tempo de reuniões na sua empresa? Assine nossa newsletter e continue por dentro das nossas dicas de como melhorar sua gestão!

Treinando mais com menos

 

1 Comentários

  • Silvia Cortezi

    Muito bom! Dicas quentes para uma reunião produtiva 😉

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