Trabalho remoto? 4 dicas para otimizar suas reuniões online

Trabalho remoto

Com a tecnologia cada vez mais presente em nossas vidas, algumas atividades profissionais cotidianas se tornaram mais fáceis. Um exemplo disso são as reuniões corporativas. Por meio de videoconferências é possível realizar reuniões on-line e tratar de assuntos profissionais, mesmo que o colaborador esteja longe da empresa.

Assim, a tecnologia pode ser considerada uma grande aliada da comunicação empresarial. No entanto, apesar de serem acessíveis e facilitadoras, as reuniões on-line precisam de um planejamento prévio, como qualquer outra reunião.

Para ajudar a otimizar suas reuniões on-line, reunimos neste artigo 4 dicas para um bom planejamento e execução desses encontros. Confira!

1. Planeje sua reunião

Um bom planejamento da reunião é fundamental para que os objetivos sejam alcançados. Primeiramente, estabeleça a data e o horário da reunião, levando em consideração que os participantes estarão disponíveis no horário marcado.

O segundo passo é elaborar um roteiro com os assuntos a serem tratados na reunião. Nesse momento, vale também estipular quanto tempo será utilizado para tratar de cada pauta, cuidando para que a reunião não seja muito longa.

Outro ponto importante do planejamento é definir qual ferramenta de videoconferência será utilizada. Além disso, é fundamental garantir que todos os participantes tenham acesso às informações de login, como por exemplo, os números de telefone, códigos de acesso ou URLs.

2. Esteja preparado para imprevistos

Nas reuniões on-line é comum que aconteçam alguns imprevistos em relação a problemas técnicos. Portanto, é muito importante estar preparado para lidar com essas situações de modo a evitar prejuízos para o conteúdo da reunião.

Para isso, peça para os participantes se conectarem com 15 minutos de antecedência. Desse modo, se houver algum problema, será possível resolvê-lo antes de começar a reunião. Além disso, é importante verificar a qualidade da conexão de internet para evitar travamentos no som e na imagem.

O ideal é também ter acesso a carregadores de notebook, microfone extra e, se possível, ter acesso a outra conexão de internet, caso a velocidade de uma não seja suficiente para realizar a chamada de videoconferência.

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3. Envie previamente o material que será utilizado

É fundamental preparar e enviar aos participantes os materiais que serão utilizados na reunião on-line. Eles podem ser apresentações de PowerPoint, imagens, vídeos ou links para artigos. O importante é que todos tenham acesso a eles antes do início do encontro.

Envie também o roteiro da reunião, para que os colaboradores saibam quais assuntos serão tratados. Essa estratégia favorece o engajamento dos participantes e torna a reunião mais produtiva e eficaz.

4. Fique atento ao som e seja claro no discurso

Um problema muito comum que atrapalha as reuniões on-line são os problemas com o som. Para que os assuntos sejam discutidos de maneira adequada é importante conseguir ouvir e ser ouvido pelos demais participantes.

Os fones de ouvido podem ajudar nesse aspecto, evitando ecos e outros ruídos do ambiente. Outra estratégia é desligar o microfone quando não estiver falando, para evitar que possíveis ruídos atrapalhem a fala de outra pessoa.

Além disso, como em qualquer outra reunião, é muito importante ser o mais claro e objetivo possível no seu discurso, para possibilitar que todos os participantes compreendam a mensagem que deseja transmitir.

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